Zusammenarbeit mit Personalberatern: So profitieren Unternehmen optimal

Mehr als die Hälfte aller Unternehmen, die eine Personalberatung beauftragen, sind mit dem Ergebnis nicht vollständig zufrieden. Das zeigt eine Befragung des Bundesverbands Deutscher Unternehmensberater (BDU) aus dem Jahr 2023. Der häufigste Kritikpunkt ist nicht mangelnde Kandidatenqualität, sondern unzureichende Kommunikation im Prozess und ein unvollständiges Briefing zu Beginn des Mandats. Die Ursache liegt selten allein bei der Beratung.

Wer Personalberatung als externen Dienstleister versteht, der autonom arbeitet und am Ende eine Shortlist liefert, wird regelmäßig enttäuscht. Wer die Zusammenarbeit als gemeinsames Projekt begreift, erzielt strukturell bessere Besetzungsergebnisse. Dieser Leitfaden beschreibt, was das konkret bedeutet.

Das Briefing: Wo die meisten Mandate verloren gehen

Das Eingangs-Briefing ist der kritischste Moment einer jeden Zusammenarbeit mit einer Personalberatung. Hier werden Grundlagen gelegt, die sich durch den gesamten Prozess ziehen. Ein zu allgemeines Briefing – Stellenbeschreibung plus Organigramm – genügt nicht. Ein gutes Briefing liefert der Beratung vier Kategorien von Informationen, die eine Stellenanzeige nicht enthält.

Erstens: den Kontext der Position. Warum ist sie vakant? Handelt es sich um eine Neuschaffung, eine Nachfolge oder eine Verstärkung? Hat es im Team Veränderungen gegeben, die für die Passung relevant sind? Zweitens: das Profil der erfolgreichen Person, nicht das Idealprofil. Was unterscheidet jemanden, der in dieser Rolle tatsächlich erfolgreich sein wird, von jemandem, der auf dem Papier passt? Drittens: die Entscheidungskultur im Unternehmen. Wer ist am Auswahlprozess beteiligt, wer hat das letzte Wort, wie lange dauern Entscheidungen erfahrungsgemäß? Viertens: die nicht verhandelbaren Ausschlusskriterien. Was disqualifiziert einen Kandidaten sofort, auch wenn alles andere stimmt?

„Ein Briefing, das mir erklärt, was das Unternehmen nicht will, ist oft wertvoller als eines, das mir sagt, was es sucht", sagt die Geschäftsführerin einer auf Finanzdienstleister spezialisierten Personalberatung in Frankfurt.

Während des Prozesses: Rückkopplung statt Abwarten

Ein verbreitetes Missverständnis in der Zusammenarbeit mit Personalberatungen besteht darin, dass das Unternehmen nach dem Briefing eine passive Rolle einnimmt und auf die Shortlist wartet. Dieser Ansatz verlängert Prozesse und mindert Qualität.